Por principio de cuentas es importante recordar que la contabilidad tiene varios fines, entre los cuales podemos mencionar los financieros, los administrativos, los fiscales, los presupuestarios o “presupuestales“, etc.
Los Cierres Contables
Cuando hablamos de Cierres Contables, por lo general nos referimos a los financieros, que es el procedimiento mediante el cual se hace una confrontación de los ingresos versus los costos y gastos, con la finalidad de obtener un resultado; pérdida, ganancia o rara vez “salir tablas” cómo se dice coloquialmente.
De este cierre financiero, se obtienen datos para otro tipo de fines, por ejemplo, las determinaciones fiscales, que sirven para enterar los diversos impuestos a los que están obligados los entes.
Ejercicios y periodos
Por uso generalizado, la contabilidad de cualquier ente se genera por ejercicios, que comúnmente son ejercicios de un año calendario (365 o 366 días).
El ejercicio contable anual –con sus excepciones- coincide con el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre, y éste ejercicio se divide a su vez en periodos, que también normalmente corresponden a los meses del calendario y a las fechas que éstos abarcan.
A continuación se muestran ejemplos de ejercicios, con sus periodos, pero con fechas distintas de inicio y fin del ejercicio.
Ejercicios contables y sus periodos
En la actualidad, la mayoría de los registros contables se llevan en software diseñados para tal fin, y éstos se configuran para que los ejercicios y los periodos contables perduren en el tiempo y no se tenga la necesidad de estar definiendo los mismos cada vez.
Pues bien, si atendemos a la generalidad, diríamos que cada ejercicio (año), se divide en 12 periodos (meses), pero es recomendable hacer uso de lo que tienen– creo la totalidad de los software– , y es el llamado periodo 13.
Este periodo 13 tiene la función de ser el repositorio de todos aquellos registros contables “extraordinarios” a un periodo “normal”, cómo lo pueden ser, los cierres financieros, los cierres fiscales, cierres presupuestarios, re clasificaciones de cuentas de largo a corto plazo, etc.
Cómo puede apreciarse, en la imagen anterior, se incluye el periodo 13, que corresponde al último día del último periodo de cada ejercicio.
El hacer uso de este periodo 13 es de mucha utilidad, sobre todo en el análisis de los estados financieros, ya que permite que los 12 periodos normales, tengan consistencia en la información y por lo tanto comparabilidad en las cifras.
En una aportación que realice hace tiempo y que se llama Cierre Presupuestario, proponía una metodología más sencilla para realizar el cierre, a la vez que proponía un análisis de las cifras que se mostraban en el mismo.
Quiero pensar que mi propuesta hizo eco, ya que en el documento “Guías Contabilizadoras” del CONAC, existen varias reformas de fecha 27 de septiembre del 2018, y los asientos para determinar el cierre presupuestal no son la excepción (Ver asientos VIII.1.3 CIERRE DE CUENTAS PRESUPUESTARIAS), y por lo menos la metodología se parece en algo a lo que yo comentaba.
En estas reformas se presentan los asientos que hay que correr para realizar el cierre. Desde mi punto de vista, yo creo que lo bueno de estas reformas, es que ya es más sencillo.
Pues bien, les dejo el video del cierre que realicé, haciendo uso de las nuevas guías contabilizadoras.
He visto que algunos entes públicos (con estas figuras jurídicas, principalmente fideicomisos) están solicitando a las instituciones fiduciarias y en otros casos, directamente a despachos que llevan las contabilidades, que los sistemas contables (software) dónde lleven los registros, cumplan con la Ley General de Contabilidad Gubernamental (más…)
En una participación en una Universidad – creo que en Puebla- un expositor mencionaba que la Ley General de Contabilidad Gubernamental “LGCG” no decía en algún lado los conceptos de cargos o abonos –esto no es del todo cierto-, sin embargo para cualquier persona con un mínimo de conocimientos contables, es lógico que hablar de contabilidad implica el registro de transacciones en “algún lugar”, y éste lugar se denominan cuentas contables.
Aunque se lleve un registro por partida simple, éste se realiza en cuentas contables.
¿Por qué traigo a colación el tema de las cuentas? Porque en
estos últimos meses se ha hablado demasiado acerca de temas presupuestarios y
de finanzas públicas, y he visto que algunos hablan de conceptos sin conocerlos
y otros hablan con conocimiento, pero con el afán de distorsionar la
información a diversas conveniencias.
Debemos recordar que el Presupuesto Gubernamental, se debe registrar en la Contabilidad Gubernamental de los entes que establece la propia LGCG, y en ésta se menciona que:
Registro en Cuentas Contables
Entonces, la finalidad es hacer un preámbulo de cómo se debe
interpretar el presupuesto, tomando como base los principios fundamentales de
la Contabilidad General.
El tema va dirigido principalmente a todas aquellas personas interesadas en conocer acerca del tema de la Contabilidad Gubernamental y del Presupuestario en particular, por lo que los conceptos son los básicos y los voy a retomar del libro del cual yo aprendí Contabilidad… Primer Curso de Contabilidad de Elías Lara Flores.
Cuenta
Es el registro donde se controlan ordenadamente las variaciones que producen las operaciones realizadas en los diferentes conceptos de Activo, de Pasivo y de Capital.
Nombre de la cuenta.
El nombre que se asigne a la cuenta debe dar una idea clara y precisa del valor o concepto que controla; por ejemplo, la cuenta que controla el dinero efectivo se le llama Caja; a la que controla los documentos a favor de la empresa se le denomina Documentos por cobrar, etc.; por lo tanto, habrá tantas cuentas como valores o conceptos se tengan de Activo, de Pasivo y de Capital. (pag 77)
Movimientos y Saldos
Por consenso general, una CUENTA se representa mediante un esquema parecido a una “T”, y se denomina esquema de mayor, esquema de cuenta o esquema de “T”.
Esta CUENTA tiene varios elementos, que son, el nombre de la cuenta, debe y haber, cargos y abonos, movimientos y saldos.
La Cuenta Contable, movimientos y saldos
Así pues, se tienen cuentas que son de naturaleza deudoras (las de activo por ejemplo), y de naturaleza acreedora (pasivo y capital o patrimonio), aunque puede haber algunas de activo que son de naturaleza acreedora como las complementarias.
El que existan cuentas de naturaleza deudora o acreedora con saldo negativo (o en rojo), es indicio de que algo no está bien.
Es importante comentar que existe dentro de la contabilidad gubernamental, lo que son las cuentas financieras, las cuentas de orden presupuestarias –mal llamadas cuentas contables – y las cuentas de orden de control o informativas.
Teniendo como referencia que las transacciones económicas se registran en Cuentas Contables, y que el cúmulo de éstas integran la Contabilidad, los invito a que vean el siguiente video, dónde hago comentarios más enfocados a la Contabilidad Gubernamental propiamente dicha.
Siempre he sido de la idea que se le da mucho peso a los formatos de presentación de la información financiera, contable y presupuestaria de los entes públicos…
Qué si la fecha no va allí, qué ésta parte el formato lo pone en negritas, qué esto debe estar alineado a la izquierda, qué si esto debe ir en mayúsculas, y un largo etc., etc., y etc.
Puede resultar gracioso pero es muy común ver estas observaciones en revisiones de cumplimiento de la Ley General de Contabilidad Gubernamental “LGCG”… revisiones hechas por externos y por la misma autoridad.
Una de las finalidades la “LGCG” es la de la armonización y homologación de información, y ésta se hace mediante la Cuenta Pública.
Es importante pues, que se conozca el documento del Consejo Nacional de Armonización Contable “CONAC” denominado “Acuerdo por el que se armoniza la estructura de las cuentas públicas”, ya que es aquí donde se determina que dicha armonización de las cuentas públicas se hace con base en lo emitido en la LGCG, dando la facultad de que se emita la información de la Cuenta Pública con diferente periodicidad, pero no diferente presentación.
Es posible que exista otro tipo de reportes para diverso uso, o porque son solicitados por otras dependencias diferente niveles de gobierno; sin embargo esos son ajenos al cumplimiento obligado por el CONAC en la LGCG y en el Manual de Contabilidad Gubernamental “MCG”.
Como mencionaba en mi aportación anterior, el MCG, en el capítulo VII, denominado “De los Estados e Informes Contables, Presupuestarios, Programáticos y de los Indicadores de Postura Fiscal”, menciona como objetivo general de los estados financieros:
…proporcionar información sobre la situación financiera, los resultados de la gestión, los flujos de efectivo y sobre el ejercicio de la Ley de Ingresos y del Presupuesto de Egresos, así como de la postura fiscal de los entes públicos. A su vez, debe ser útil para que los usuarios puedan disponer de la misma con confiabilidad y oportunidad para tomar decisiones respecto a la asignación de recursos, su administración y control. Asimismo, constituyen la base de la rendición de cuentas, la transparencia fiscal y la fiscalización de lascuentas públicas.
En el último párrafo del apartado de los objetivos menciona
“Para poder lograr la información anterior {financiera y presupuestaria} y tal como lo dispone la Ley, es necesaria la elaboración, presentación, interpretación y análisis del conjunto de estados e informes que se muestran en los apartados siguientes”.
Como podemos ver, este párrafo menciona que los estados e informes “tal como lo dispone la Ley” son los indicados en éste capítulo VII del MCG. En el siguiente apartado de éste mismo capítulo VII el CONAC (que es el órgano facultado), establece que:
Los entes públicos deberán generar y presentar periódicamente y en la cuenta pública los siguientes estados e información contable:
A) Estados e información contable
Estado de Situación Financiera;
Estado de Actividades;
Estado de Variación en la Hacienda Pública;
Estado de Cambios en la Situación Financiera;
Estado de Flujos de Efectivo;
Estado Analítico del Activo;
Estado Analítico de la Deuda y Otros Pasivos;
Informe sobre Pasivos Contingentes
B) Notas a los estados financieros
Notas de desglose al Estado de Situación Financiera
Notas de memoria (cuentas de orden)
Notas de gestión administrativa
C) Estados presupuestarios
Estado analítico de ingresos (Rubro y fuente de financiamiento)
Estado analítico del ejercicio del presupuesto de egresos
Clasificación por objeto del gasto (Capítulo y concepto)
Clasificación económica
Clasificación administrativa
Clasificación funcional (Finalidad y función)
Endeudamiento neto
Estados e informes programáticos
Indicadores de postura fiscal
¿Y los DATOS ABIERTOS?
Pues como vemos en la imagen siguiente, yo creo que lo ideal sería que la única información a presentar fuera la Balanza de Comprobación, ya que de ésta se obtiene la información financiera, presupuestaria y contable.
Cumple con las características de Datos Abiertos.
Sencillo, sin tanto formato predeterminado. Solo complementarlo con Datos Cualitativos, es decir, la información de Evaluación del Desempeño principalmente.
En el video que anexo a esta publicación, les muestro un sistema (de muchos que existen en el mercado) para la generación de la Cuenta Pública, que me parece sería una gran herramienta para facilitar a los entes la generación y análisis de la información.
Me refiero a los entes, porque ayudaría mucho el contar con una herramienta de este tipo,, para tener información oportuna y confiable, pero sería ideal que estas aplicaciones se pusieran a disposición de cualquier ciudadano que quiera consultar la información contable, financiera y presupuestaria de los entes públicos.
Con la generación de la Balanza de Comprobación vía DATOS ABIERTOS, se dejaría de lado el tema adjetivo de los formatos y se atendería lo sustantivo de la información generada.
Como tal, la definición de Cuenta Pública se encuentra en la Ley General de Contabilidad Gubernamental “LGCG”, específicamente en el Art., 4, fracción IX, y dice:
Cuenta pública: el documento a que se refiere el artículo 74, fracción VI de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos…
Como podemos ver, ésta definición nos remite a la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos “CPEUM”, y en ésta, en la Sección III, cuando se refiere a las Facultades del Congreso, en el Artículo 74 nos menciona que son facultades exclusivas de la Cámara de Diputados:
Revisar la Cuenta Pública… con el objeto de evaluar los resultados de la gestión financiera, comprobar si se ha ajustado a los criterios señalados por el Presupuesto y verificar el cumplimiento de los objetivos contenidos en los programas.
Pues bien, aquí dice que la facultad será la de “Revisar la Cuenta Pública”, sin embargo, no es muy específica, pero nos indica que ésta – la Cuenta Pública- servirá para “evaluar los resultados de la gestión financiera, comprobar si se ha ajustado a los criterios señalados por el Presupuesto y verificar el cumplimiento de los objetivos contenidos en los programas”.
Es decir, la Cuenta Pública es la INFORMACIÓN de gestión financiera, presupuestaria y de cumplimiento de programas.
Posteriormente la misma “LGCG” en su TÍTULO CUARTO.- De la Información Financiera Gubernamental y la Cuenta Pública, en el CAPÍTULO II denominado Del Contenido de la Cuenta Pública, en el artículo 52 dice:
Los estados financieros y demás información presupuestaria, programática y contable que emanen de los registros de los entes públicos, serán la base para la emisión de informes periódicos y para la formulación de la cuenta pública anual.
Los entes públicos deberán elaborar los estados de conformidad con las disposiciones normativas y técnicas que emanen de esta Ley o que emita el consejo”.
Los estados correspondientes a los ingresos y gastos públicos presupuestarios se elaborarán sobre la base de devengado y, adicionalmente, se presentarán en flujo de efectivo.
El Artículo 53 es redundarte al mencionar que:
La cuenta pública… contendrá como mínimo:
I.- Información contable…
II.- Información Presupuestaria…
III.- Información programática…
IV.- Análisis cualitativo de los indicadores de la postura fiscal…
Además de lo anterior, el TÍTULO QUINTO – de la LGCG – De la Transparencia y Difusión de la Información Financiera, en el CAPÍTULO V relacionado con la Información Financiera Relativa a la Evaluación y Rendición de Cuentas, en su artículo 81 nos menciona que:
La información respecto al ejercicio y destino del gasto… deberá presentarse en los formatos aprobados por el consejo.
Formatos aprobados por el Consejo
La LGCG en el TÍTULO SEGUNDO.- De la Rectoría de la Armonización Contable, en el CAPÍTULO I relativo al Consejo Nacional de Armonización Contable “CONAC”, en el Artículo 6 nos dice que:
El consejo es el órgano de coordinación para la armonización de la contabilidad gubernamental y tiene por objeto la emisión de las normas contables y lineamientos para la generación de información financiera que aplicarán los entes públicos.
De igual manera el artículo 9 menciona acerca de las facultades del CONAC lo siguiente:
I.- Emitir el marco conceptual, los postulados básicos, el plan de cuentas, los elementos mínimos que deben contener los manuales de contabilidad gubernamental, junto con los reclasificadores de catálogos de cuentas para el caso de los correspondientes al sector paraestatal; así como las normas contables y de emisión de información financiera, generales y específicas, que hayan sido formuladas y propuestas por el secretario técnico;
Pues bien, con base en estas atribuciones, se emite el MCG, refiriéndose a los artículos transitorios IV y III fracción IV de la propia LGCG.
El Consejo “deberá emitir los postulados básicos, las principales reglas de registro y valoración del patrimonio, estructura de los catálogos de cuentas y manuales de contabilidad, el marco metodológico sobre la forma y términos en que deberá orientarse el desarrollo del análisis de los componentes de las finanzas públicas con relación a los objetivos y prioridades que, en la materia, establezca la planeación del desarrollo, para su integración en la cuenta pública…
El Capítulo VII del Manual de Contabilidad Gubernamental “MCG”
En el Capítulo VII del MCG relativo a “los Estados e Informes Contables, Presupuestarios, Programáticos y de los Indicadores de Postura Fiscal” se indican los documentos que deben integrar la Cuenta Pública.
En una aportación posterior hablaré de los documentos que integran la Cuenta Pública.
Con relación al tema de los Servicios Personales “SP”, en la Ley de Disciplina Financiera “LDF”, ésta menciona en el artículo 10 que “la asignación global de recursos” para determinado ejercicio no podrá ser mayor al “monto aprobado” (más…)
Especialistas en Gestión Pública. Contabilidad Gubernamental, Presupuesto, Obra Pública.
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