Ejecución del Presupuesto y la Conciliación

Ejecución del Presupuesto y la Conciliación

Introducción

En esta aportación, quiero mostrarles algunos fragmentos de los registros que se realizan en el Curso Taller Avanzado de Contabilidad Gubernamental.

En el módulo de “Casos Prácticos” del curso, vemos por un lado, la ejecución del presupuesto de ingresos, tanto la asignación, aumentos, disminuciones y el devengo y recaudación de una gran muestra de los ingresos que se contemplan en la gestión pública.

En un segundo apartado, vemos lo correspondiente al presupuesto de egresos, el comprometido, el devengado, el ejercido y el pagado, así como aumento y disminuciones al mismo; tanto para transacciones relacionadas con el gasto corriente, cómo para bienes de capital.

En un último apartado, vemos de manera resumida dos temas muy importantes:

  1. Un análisis de los saldos finales de la ejecución del presupuesto (ingresos y egresos), y
  2. La conciliación normada por el CONAC, así como una propuesta de conciliación que puede auxiliar a una conciliación más exacta del resultado del ejercicio financiero, con el ejercicio presupuestario.

Es importante mencionar que lo mostrado en esta aportación es un resumen con algunas transacciones de las más recurrentes en la gestión pública que día con día realizan los entes públicos.

El material completo, está disponible en el Curso Taller Avanzado de Contabilidad Gubernamental.

Presupuesto de Ingresos

Los ingresos recaudados por los gobiernos se utilizan para financiar la provisión de bienes y servicios a los ciudadanos y las empresas y tienen un rol redistributivo. (OCDE-BID, 2016, pp 54)

Presupuesto de Egresos

Los gobiernos gastan dinero para proporcionar bienes y servicios, redistribuir el ingreso y perseguir objetivos de desarrollo económico. La cantidad de recursos financieros gastados por los gobiernos proporciona una indicación acerca del tamaño del sector público. (OCDE-BID, 2016, pp 60)

Análisis y Conciliación

El balance fiscal es la diferencia entre los ingresos y el gasto público. Este balance puede ser negativo y tener como resultado un déficit, o puede ser positivo y arrojar un superávit. (OCDE-BID, 2016, pp 50)

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Conclusiones:

Es importante que todas las personas involucradas en la elaboración de la información financiera y presupuestaria tengan pleno conocimiento de los conceptos aquí mencionados, ya que de esta manera se estará en mejor posibilidad para interpretar la información, y de igual manera, tener la habilidad de transmitir la misma, a los diversos interesados en conocerla.

Debemos de recordar que toda esta información es parte toral en la transparencia, fiscalización y rendición de cuentas de todos los entes públicos.

Fuentes:

OCDE (2016), Panorama de las Administraciones Públicas: América Latina y el Caribe 2017, Éditions OCDE, Paris.

https://dx.doi.org/9789264266391-es

Capitalización de los bienes muebles e intangibles

Capitalización de los bienes muebles e intangibles

Introducción

En el documento denominado “Acuerdo por el que se Reforman las Reglas Específicas del Registro y Valoración del Patrimonio”, publicado en el Diario Oficial de la Federación “DOF” el 13 de diciembre de 2011, y con un última reforma publicada en el DOF el 27 de diciembre del 2017, se habla acerca de la Capitalización de los bienes muebles e intangibles.

¿Pero qué es la capitalización?

El concepto donde se hace referencia a lo que se debe entender por “capitalización”, lo encontramos en los POSTULADOS BÁSICOS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL (PBCG), y es en el postulado de DUALIDAD ECONÓMICA, dónde se indica que

El ente público debe reconocer en la contabilidad, la representación de las transacciones y algún otro evento que afecte su situación financiera, su composición por los recursos asignados para el logro de sus fines y por sus fuentes, conforme a los derechos y obligaciones.

En la explicación del postulado, se indica…

a) Los activos representan recursos que fueron asignados y capitalizados por el ente público…

Luego entonces, todo recurso (asignado, erogado o no) que cumpla con las características de activo, al momento de su registro en este Género, se debe considerar una “capitalización”.

 

Opción de No Capitalizar

 

Lo mencionado anteriormente es la generalidad, sin embargo, el mismo documento de Acuerdo por el que se Reforman las Reglas Específicas del Registro y Valoración del Patrimonio, en el apartado B, llamado Reglas Específicas del Registro y Valoración del Activo, en el numeral 8 se indica que:

Los bienes muebles e intangibles cuyo costo unitario de adquisición sea menor a 70 veces el valor diario de la Unidad de Medida y Actualización (UMA), podrán registrarse contablemente como un gasto y serán sujetos a los controles correspondientes.

70 UMAS =

Valor de UMA 86.88 x 70 veces =

$ 6,081.60 (Son seis mil ochenta y un pesos 60/100)

Esta cantidad nos representa el tope máximo con el cual podríamos registrar un bien mueble o un intangible como un gasto, en lugar de registrarlo en el Activo, es decir, en lugar de “capitalizarlo”.

Sin embargo, es importante considerar que aún y cuando estos bienes se registren en el gasto, “serán sujetos a los controles correspondientes”.

¿Y cuáles son esos controles correspondientes?

Pues nos tenemos que remitir al documento de “Lineamientos dirigidos a asegurar que el Sistema de Contabilidad Gubernamental facilite el Registro y Control de los Inventarios de los Bienes Muebles e Inmuebles de los Entes Públicos”, del cual hice una presentación que les dejo a continuación, ya que en éste documento en el apartado D, nos habla de la Administración de Inventarios de bienes Muebles e Inmuebles.

VER PRESENTACIÓN

 

De esos controles, cada ente deberá establecer cuáles considera le puedan servir y por lo tanto, deba implementar y poner en práctica.

Hay un sinnúmero de bienes que pueden entrar en esta categoría, como tablets, teléfonos, bicicletas; equipo de seguridad como chalecos antibalas, toletes, esposas, cascos, equipos de radiocomunicación; bocinas, impresoras, multifuncionales, scaners, cámaras fotográficas, handheld, sillas, escritorios, mesas, archiveros, pantallas, etc., etc., etc.

Asimismo nos indica el documento que “Los bienes muebles e intangibles cuyo costo unitario de adquisición sea igual o superior a 70 veces el valor diario de la UMA, se registrarán contablemente como un aumento en el activo no circulante y se deberán identificar en el control administrativo para efectos de conciliación contable

¿Cuál conciliación contable?

La que menciona el artículo 27 de la Ley General de Contabilidad Gubernamental.

Sistema de Apoyo

Pues bien, a continuación les muestro de manera resumida un software desarrollado para satisfacer esta necesidad de control, que algunas ocasiones se trata de cubrir de manera manual o en el mejor de los casos, con una hoja de cálculo.

El software es configurable en sus catálogos, por lo que es 100% adaptable a las necesidades de control y administración, tanto de los bienes “no capitalizables” mencionados en esta aportación, como también todos los otros bienes muebles o inmuebles capitalizables.

Se le puede dar un uso para el control y resguardo de todos estos tipos de bienes.

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Elaboración del Presupuesto de Egresos

Elaboración del Presupuesto de Egresos

Introducción

En esta aportación, quiero mostrarles algunos fragmentos del apartado de Elaboración del Presupuesto, del módulo “Casos Prácticos”, incluido en el Curso Taller Avanzado de Contabilidad Gubernamental.

El material mostrado en el video, es un extracto de diversos momentos de la elaboración del Presupuesto de Egresos:

  1. La proyección de los gastos correspondiente a una Unidad administrativa o responsable de la ejecución administrativa del presupuesto
  2. La codificación de los gastos,  con las cuentas indicadas en el Plan de Cuentas
  3. La clasificación de los gastos, con los diversos clasificadores presupuestarios
  4. Una revisión al presupuesto financiero total, a fin de determinar lo conducente, para la elaboración del presupuesto “Presupuestario” – valga la expresión-, así como algunas sugerencias a considerar para eficiente gestión pública en cuanto al tema de las adquisiciones.
  5. Comentarios acerca de la importancia de tomar en cuenta los aspectos metodológicos de elaboración del presupuesto, a fin de tener los elementos para la correcta determinación de la matriz de conversión. 

Es importante mencionar que lo mostrado en esta aportación corresponde solo a lo que podría denominar “gasto operativo”, “gasto normal” o “gasto corriente” de un ente.

El presupuesto correspondiente a la elaboración del presupuesto de “gasto de inversión” o “gasto de capital”, se aborda en otro módulo, ya que se deben considerar algunas características muy diversas y también con el propósito de considerar diversos supuestos de los mencionados en la normativa de la Ley General de   Contabilidad Gubernamental y sus diversos Documentos de Adecuaciones; todos estos, indicados en el apartado de “normatividad” de la página del CONAC . De la misma manera, el tema de la “presupuestación” de la obra pública, se maneja en este apartado del presupuesto de inversión o de Gasto de Capital .

El material completo, está disponible en el Curso Taller Avanzado de Contabilidad Gubernamental.

Presupuesto de Egresos

Los gobiernos gastan dinero para proporcionar bienes y servicios, redistribuir el ingreso y perseguir objetivos de desarrollo económico. La cantidad de recursos financieros gastados por los gobiernos proporciona una indicación acerca del tamaño del sector público. (OCDE-BID, 2016, pp 60)

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Conclusiones:

Es importante que todas las personas involucradas en la ejecución del presupuesto, conozcan el proceso de elaboración, a fin de que proporcionen todos los elementos para la mejor realización de todo el Proceso Presupuestario,  tanto del presupuesto financiero u operativo, así como del presupuesto “Presupuestario” o Gubernamental, esto ayuda mucho también en los temas correspondientes al cumplimiento de los preceptos ordenados en la Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

Es indispensable, que todas la áreas ejecutoras del presupuestos tengan pleno conocimiento de los conceptos aquí mencionados, ya que de esta manera se estará en mejor posibilidad para interpretar la información, y de igual manera, tener la habilidad de transmitir la misma, a los diversos interesados en conocerla.

Debemos de recordar que toda esta información es parte toral en la transparencia, fiscalización y rendición de cuentas de todos los entes públicos.

Los libros de la Contabilidad… Gubernamental

Los libros de la Contabilidad… Gubernamental

Introducción

Dentro de las obligaciones de todos aquellos que realizan actos de comercio, se encuentra la obligación de llevar contabilidad (según el Código de Comercio); y esta contabilidad se debe registrar en libros.

Estos libros son el libro Diario y el libro Mayor, y hasta hace ya muchos años, también eran obligatorios los libros de Inventarios y el de Balances.

Para la Contabilidad Gubernamental, es obligatorio llevar los 4 libros mencionados; a saber, libro diario, libro Mayor, libro de Inventarios y libro de Balances.

En esta aportación, hago una breve presentación del documento denominado:  

a) Lineamientos Mínimos relativos al Diseño e Integración del Registro en los Libros Diario, Mayor e Inventarios y Balances (Registro Electrónico)

Este documento hace referencia al Art., 35 de la LGCG, ya que “establece que los entes públicos deberán mantener un registro histórico detallado y en tiempo real de las operaciones realizadas como resultado de su gestión financiera, en los libros Diario, Mayor, e Inventarios y Balances (Libros Principales de Contabilidad (Registro Electrónico)). (sic)

Algo por demás importante, es que se menciona que “Las Unidades Administrativas o instancias competentes en materia de Contabilidad Gubernamental de cada orden de gobierno, deberán emitir los Lineamientos específicos de acuerdo a sus necesidades, a partir de la estructura básica que se está presentando.“ y que “Es menester aclarar, que toda operación debe registrarse a su máximo nivel de desagregación, a efecto de poder generar los elementos necesarios para una identificación, control y emisión de informes requeridos.”

El objetivo de este documento es:

 “Dar a conocer los Lineamientos mínimos relativos al diseño e integración del registro en los Libros Diario, Mayor e Inventarios y Balances (Libros Principales de Contabilidad (Registro Electrónico)) del Sistema de Contabilidad Gubernamental, que deberán ser elaborados por los entes públicos por un período o a una fecha determinada, sobre la base de las operaciones u eventos económicos que le afecten, los saldos de las cuentas o el levantamiento físico de inventarios.”

 En este primer video muestro de una manera sucinta los documentos ejemplificados en el documento, recalcando algunos conceptos.

Los Libros de la Contabilidad Gubernamental

Reseña de los libros Diario y Mayor, y el sistema de Pólizas.

A continuación les presento el cómo era el manejo del libro diario y el Mayor; no pretende ser una lección de registros contables, sino una simple remembranza del cómo se registraba la contabilidad de una manera “manual”.

En el siguiente video, continúo con la remembranza de los registros de las transacciones en los libros de la contabilidad, y de igual manera, menciono las formas de presentar los estados financieros principales, es decir, el estado de resultados, también llamado estado de actividades; y el estado de situación financiera, o también llamado estado de posición financiera y balance general.

Los videos aquí presentados (con algunas modificaciones), forman parte del Curso Taller Avanzado de Contabilidad Gubernamental.

Te invito a conocer el temario y a que te inscribas.

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Elaboración del Presupuesto de Egresos

Registro Presupuestario en la Contabilidad Gubernamental

Registros Presupuestarios

En esta aportación, vamos a ver los registros presupuestarios que se deben realizar en temas del presupuesto en la Contabilidad Gubernamental.

En las tres primera partes, vemos lo que se menciona en el Manual de Contabilidad Gubernamental y en el cuarto video, una opción que propongo a fin de contar con información presupuestaria útil, confiable y que ayuda a la eficiente toma de decisiones, ya que está elaborada con base en una mejor técnica contable y a las mejores prácticas.

Esta aportación forma parte del módulo de Casos Prácticos del Curso Taller Avanzado de Contabilidad Gubernamental.

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Es importante mencionar que los registros comentados, corresponden a lo general, por lo que en caso de que necesiten comentar algún registro particular, lo podemos comentar en las sesiones en vivo que se tienen programadas.

 

1.- Registro del Presupuesto de Ingresos

En este video vamos a ver el registro contable del presupuesto… como en todos los comentarios que les hago, estoy realizando los registros más comunes, por lo que en caso de que existieran algunos registros particulares, los podemos ver en las sesiones en vivo.

2.- Registro del Presupuesto de Egresos

En esta segunda parte, abordamos el registro presupuestario de los Egresos.

 

3.- Regresión de Registros Presupuestarios

En esta tercera parte, muestro los registros presupuestarios que se han de seguir, cuando se realiza alguna cancelación de una transacción financiera, el ejemplo es una devolución de producto adquirido.

4.- Propuesta de regresión de registros presupuestarios

… tienen que ver el video, creo que es muy ilustrativo y muy útil para el control presupuestario

Como pueden ver, en los registros existen muchas formas para llevar a cabo el registro presupuestario  y cada registro va a depender de las necesidades de información de cada ente, del criterio del contador, y de otros factores, sin embargo lo que si es un factor común, es la inclusión de éstas políticas en el Manual de Contabilidad Gubernamental de cada ente.  

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Lineamientos de los Inventarios y Bienes Muebles e Inmuebles

Lineamientos de los Inventarios y Bienes Muebles e Inmuebles

Lineamientos para asegurar que el “SCG” facilite el Registro y Control de Inventarios de los Bienes Muebles e Inmuebles.

 

Esta aportación la realizo para compartir algunos conceptos que son muy importantes y que muchas veces no son tomadas en cuenta por los diversos entes públicos, ya que la mayoría de las ocasiones, los diversos criterios orillan a darle prioridad a las formas, dejando de lado lo sustancial.

Los diversos videos que presento en esta aportación, forman parte del modulo de “Documentos de Adecuaciones” del Curso Avanzado de Contabilidad Gubernamental. 

En dicho curso se hace una exhaustiva revisión de la normativa aplicable a la Contabilidad Gubernamental, y el tema tratado en esta aportación es de suma importancia, ya que se refiere a lo referente al registro y control de los Inventarios y bienes muebles e inmuebles, que como sabemos, es lo que conforma el Patrimonio de los Entes. 

Bajo este marco, los presentes lineamientos tienen como propósito mostrar los elementos básicos necesarios para registrar y controlar correctamente las operaciones relacionadas con los inventarios de los bienes muebles e inmuebles, en forma automática y en tiempo real, la información y los estados contables, presupuestarios, programáticos y económicos que se requieran, facilitando la armonización de los tres órdenes de gobierno.
CONAC

El Manual de Contabilidad Gubernamental deberá ser actualizado con base a las Principales Reglas de Registro y Valoración del Patrimonio (Elementos Generales), así como por los conceptos específicos que analizará y en su caso aprobará el CONAC.

Requisitos técnicos para el diseño de un SCG

Para desarrollar un SCG que cumpla con las condiciones establecidas en la Ley de Contabilidad y las normas emitidas por el CONAC, se requieren bases normativas y prácticas operativas

Con el objeto de dar cumplimiento a lo establecido en los incisos B “Objetivos del Sistema de Contabilidad Gubernamental” y C “Características del Sistema de Contabilidad Gubernamental” del apartado “II. Sistema de Contabilidad Gubernamental” del MCCG, el registro de todas las operaciones de impacto financiero deberá derivarse de la gestión de los procesos operativos y realizarse en el momento y lugar donde ocurren dichas transacciones

Si bien la mayoría de las transacciones a registrar en el Sistema de Contabilidad Gubernamental tienen origen presupuestario, una mínima proporción de las mismas no tienen tal procedencia.

El valor de los bienes muebles al momento de efectuar su alta en los inventarios será el utilizado para el registro de su recepción. Es decir, el valor de adquisición, el estimado cuando haya sido donado o el valor asignado de acuerdo al costo de producción cuando fuera de fabricación o transformación propia.

El proceso de administración comprende los procedimientos de alta, avalúo, asignación o cambio de destino, desincorporación y disposición, entre otros.

Se incluye terrenos, viviendas, edificios no habitacionales, infraestructura y otros bienes inmuebles.

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El Cierre Contable

Cierre Presupuestal

El Cierre Contable

Introducción

Por principio de cuentas es importante recordar que la contabilidad tiene varios fines, entre los cuales podemos mencionar los financieros, los administrativos, los fiscales, los presupuestarios o “presupuestales“, etc.

Los Cierres Contables

Cuando hablamos de Cierres Contables, por lo general nos referimos a los financieros, que es el procedimiento mediante el cual se hace una confrontación de los ingresos versus los costos y gastos, con la finalidad de obtener un resultado; pérdida, ganancia o rara vez “salir tablas” cómo se dice coloquialmente.

De este cierre financiero, se obtienen datos para otro tipo de fines, por ejemplo, las determinaciones fiscales, que sirven para enterar los diversos impuestos a los que están obligados los entes.

Ejercicios y periodos

Por uso generalizado, la contabilidad de cualquier ente se genera por ejercicios, que comúnmente son ejercicios de un año calendario (365 o 366 días).

El ejercicio contable anual –con sus excepciones- coincide con el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre, y éste ejercicio se divide a su vez en periodos, que también normalmente corresponden a los meses del calendario y a las fechas que éstos abarcan.

A continuación se muestran ejemplos de ejercicios, con sus periodos, pero con fechas distintas de inicio y fin del ejercicio.

Ejercicios Contables

Ejercicios contables y sus periodos

 

En la actualidad, la mayoría de los registros contables se llevan en software diseñados para tal fin, y éstos se configuran para que los ejercicios y los periodos contables perduren en el tiempo y no se tenga la necesidad de estar definiendo los mismos cada vez.

Pues bien, si atendemos a la generalidad, diríamos que cada ejercicio (año), se divide en 12 periodos (meses), pero es recomendable hacer uso de lo que tienen– creo la totalidad de los software– , y es el llamado periodo 13.

Este periodo 13 tiene la función de ser el repositorio de todos aquellos registros contables “extraordinarios” a un periodo “normal”, cómo lo pueden ser, los cierres financieros, los cierres fiscales, cierres presupuestarios, re clasificaciones de cuentas de largo a corto plazo, etc.

Cómo puede apreciarse, en la imagen anterior, se incluye el periodo 13, que corresponde al último día del último periodo de cada ejercicio.

El hacer uso de este periodo 13 es de mucha utilidad, sobre todo en el análisis de los estados financieros, ya que permite que los 12 periodos normales, tengan consistencia en la información y por lo tanto comparabilidad en las cifras.

El Cierre Presupuestario (o presupuestal)

Contabilidad Gubernamental

En una aportación que realice hace tiempo y que se llama Cierre Presupuestario, proponía una metodología más sencilla para realizar el cierre, a la vez que proponía un análisis de las cifras que se mostraban en el mismo.

 Quiero pensar que mi propuesta hizo eco, ya que en el documento “Guías Contabilizadoras”  del CONAC, existen varias reformas de fecha 27 de septiembre del 2018, y los asientos para determinar el cierre presupuestal no son la excepción (Ver asientos VIII.1.3 CIERRE DE CUENTAS PRESUPUESTARIAS), y por lo menos la metodología se parece en algo a lo que yo comentaba.

En estas reformas se presentan los asientos que hay que correr para realizar el cierre. Desde mi punto de vista, yo creo que lo bueno de estas reformas, es que ya es más sencillo.

Pues bien, les dejo el video del cierre que realicé, haciendo uso de las nuevas guías contabilizadoras.

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