Por principio de cuentas es importante recordar que la contabilidad tiene varios fines, entre los cuales podemos mencionar los financieros, los administrativos, los fiscales, los presupuestarios o “presupuestales“, etc.
Los Cierres Contables
Cuando hablamos de Cierres Contables, por lo general nos referimos a los financieros, que es el procedimiento mediante el cual se hace una confrontación de los ingresos versus los costos y gastos, con la finalidad de obtener un resultado; pérdida, ganancia o rara vez “salir tablas” cómo se dice coloquialmente.
De este cierre financiero, se obtienen datos para otro tipo de fines, por ejemplo, las determinaciones fiscales, que sirven para enterar los diversos impuestos a los que están obligados los entes.
Ejercicios y periodos
Por uso generalizado, la contabilidad de cualquier ente se genera por ejercicios, que comúnmente son ejercicios de un año calendario (365 o 366 días).
El ejercicio contable anual –con sus excepciones- coincide con el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre, y éste ejercicio se divide a su vez en periodos, que también normalmente corresponden a los meses del calendario y a las fechas que éstos abarcan.
A continuación se muestran ejemplos de ejercicios, con sus periodos, pero con fechas distintas de inicio y fin del ejercicio.
Ejercicios contables y sus periodos
En la actualidad, la mayoría de los registros contables se llevan en software diseñados para tal fin, y éstos se configuran para que los ejercicios y los periodos contables perduren en el tiempo y no se tenga la necesidad de estar definiendo los mismos cada vez.
Pues bien, si atendemos a la generalidad, diríamos que cada ejercicio (año), se divide en 12 periodos (meses), pero es recomendable hacer uso de lo que tienen– creo la totalidad de los software– , y es el llamado periodo 13.
Este periodo 13 tiene la función de ser el repositorio de todos aquellos registros contables “extraordinarios” a un periodo “normal”, cómo lo pueden ser, los cierres financieros, los cierres fiscales, cierres presupuestarios, re clasificaciones de cuentas de largo a corto plazo, etc.
Cómo puede apreciarse, en la imagen anterior, se incluye el periodo 13, que corresponde al último día del último periodo de cada ejercicio.
El hacer uso de este periodo 13 es de mucha utilidad, sobre todo en el análisis de los estados financieros, ya que permite que los 12 periodos normales, tengan consistencia en la información y por lo tanto comparabilidad en las cifras.
En una aportación que realice hace tiempo y que se llama Cierre Presupuestario, proponía una metodología más sencilla para realizar el cierre, a la vez que proponía un análisis de las cifras que se mostraban en el mismo.
Quiero pensar que mi propuesta hizo eco, ya que en el documento “Guías Contabilizadoras” del CONAC, existen varias reformas de fecha 27 de septiembre del 2018, y los asientos para determinar el cierre presupuestal no son la excepción (Ver asientos VIII.1.3 CIERRE DE CUENTAS PRESUPUESTARIAS), y por lo menos la metodología se parece en algo a lo que yo comentaba.
En estas reformas se presentan los asientos que hay que correr para realizar el cierre. Desde mi punto de vista, yo creo que lo bueno de estas reformas, es que ya es más sencillo.
Pues bien, les dejo el video del cierre que realicé, haciendo uso de las nuevas guías contabilizadoras.
En una participación en una Universidad – creo que en Puebla- un expositor mencionaba que la Ley General de Contabilidad Gubernamental “LGCG” no decía en algún lado los conceptos de cargos o abonos –esto no es del todo cierto-, sin embargo para cualquier persona con un mínimo de conocimientos contables, es lógico que hablar de contabilidad implica el registro de transacciones en “algún lugar”, y éste lugar se denominan cuentas contables.
Aunque se lleve un registro por partida simple, éste se realiza en cuentas contables.
¿Por qué traigo a colación el tema de las cuentas? Porque en
estos últimos meses se ha hablado demasiado acerca de temas presupuestarios y
de finanzas públicas, y he visto que algunos hablan de conceptos sin conocerlos
y otros hablan con conocimiento, pero con el afán de distorsionar la
información a diversas conveniencias.
Debemos recordar que el Presupuesto Gubernamental, se debe registrar en la Contabilidad Gubernamental de los entes que establece la propia LGCG, y en ésta se menciona que:
Registro en Cuentas Contables
Entonces, la finalidad es hacer un preámbulo de cómo se debe
interpretar el presupuesto, tomando como base los principios fundamentales de
la Contabilidad General.
El tema va dirigido principalmente a todas aquellas personas interesadas en conocer acerca del tema de la Contabilidad Gubernamental y del Presupuestario en particular, por lo que los conceptos son los básicos y los voy a retomar del libro del cual yo aprendí Contabilidad… Primer Curso de Contabilidad de Elías Lara Flores.
Cuenta
Es el registro donde se controlan ordenadamente las variaciones que producen las operaciones realizadas en los diferentes conceptos de Activo, de Pasivo y de Capital.
Nombre de la cuenta.
El nombre que se asigne a la cuenta debe dar una idea clara y precisa del valor o concepto que controla; por ejemplo, la cuenta que controla el dinero efectivo se le llama Caja; a la que controla los documentos a favor de la empresa se le denomina Documentos por cobrar, etc.; por lo tanto, habrá tantas cuentas como valores o conceptos se tengan de Activo, de Pasivo y de Capital. (pag 77)
Movimientos y Saldos
Por consenso general, una CUENTA se representa mediante un esquema parecido a una “T”, y se denomina esquema de mayor, esquema de cuenta o esquema de “T”.
Esta CUENTA tiene varios elementos, que son, el nombre de la cuenta, debe y haber, cargos y abonos, movimientos y saldos.
La Cuenta Contable, movimientos y saldos
Así pues, se tienen cuentas que son de naturaleza deudoras (las de activo por ejemplo), y de naturaleza acreedora (pasivo y capital o patrimonio), aunque puede haber algunas de activo que son de naturaleza acreedora como las complementarias.
El que existan cuentas de naturaleza deudora o acreedora con saldo negativo (o en rojo), es indicio de que algo no está bien.
Es importante comentar que existe dentro de la contabilidad gubernamental, lo que son las cuentas financieras, las cuentas de orden presupuestarias –mal llamadas cuentas contables – y las cuentas de orden de control o informativas.
Teniendo como referencia que las transacciones económicas se registran en Cuentas Contables, y que el cúmulo de éstas integran la Contabilidad, los invito a que vean el siguiente video, dónde hago comentarios más enfocados a la Contabilidad Gubernamental propiamente dicha.
Especialistas en Gestión Pública. Contabilidad Gubernamental, Presupuesto, Obra Pública.
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